Foto- en videobeleid

Voor het maken en publiceren van foto's en video's hebben wij toestemming van de betrokkene of namens de betrokkene nodig. Hiertoe wordt vooraf algemene toestemming gevraagd. Wij plaatsen alleen smaakvolle en niet-compromitterende foto's en video's. Het kan voorkomen dat iemand een reeds gepubliceerde foto of video, niet (meer) geschikt vindt. In dat geval zullen wij deze zo spoedig mogelijk van onze website of van onze sociale media verwijderen. Bij publicatie in gedrukte media is dit uiteraard niet mogelijk.
Zwemvereniging De Ronde Venen / Reddingsbrigade Vinkeveense Plassen is niet aansprakelijk voor foto's gemaakt door anderen. Wel vragen wij anderen zo min mogelijk foto's van andere (jeugd)leden te maken zonder hun toestemming of die van de ouders of verzorgers.
De toestemming is opgedeeld in zes categorieën, te weten voor:

  1. het intern gebruiken van de foto's en video's ten behoeve van opleiding,
  2. het publiceren van foto's en video's op onze website achter een login, dus alleen zichtbaar voor de leden van de Zwemvereniging De Ronde Venen / Reddingsbrigade Vinkeveense Plassen,
  3. het plaatsen van foto’s in de nieuwsbrief van Zwemvereniging De Ronde Venen / Reddingsbrigade Vinkeveense Plassen, die door de vereniging uitsluitend aan de (ouders/verzorgers van) leden wordt verzonden,
  4. het publiceren van foto's en video's op het openbare gedeelte van de website van Zwemvereniging De Ronde Venen / Reddingsbrigade Vinkeveense Plassen,
  5. het publiceren van foto's en video's op de sociale media van de Zwemvereniging De Ronde Venen / Reddingsbrigade Vinkeveense Plassen,
  6. het publiceren van foto's in gedrukte media.

Het geven van toestemming kan op twee manieren:

  • Voor leden onder de 16 jaar moeten de ouders/verzorgers toestemming geven. Deze toestemming wordt door het invullen en ondertekenen van een formulier gegeven. De op dit formulier ingevulde toestemmingen worden digitaal centraal opgeslagen. Op mijn.zdrv.nl kunnen leden en/of hun ouders/verzorgers nakijken welke toestemmingen er geregistreerd staan.
  • Voor leden vanaf 16 jaar is erop mijn.zdrv.nl de mogelijkheid om zelf aan te geven welke toestemmingen zij geven. Ook mogen zij gebruik maken van bovenstaand formulier.

Voor beide manieren geldt dat de toestemming geldig is totdat deze door het lid of de ouders/verzorgers wordt ingetrokken of bij het beëindigen van het lidmaatschap. De vereniging herinnert eens per jaar, de leden die toestemming hebben gegeven, dat deze nog steeds geldig is.

Klachtenprocedure

Wij streven ernaar eventuele klachten zo snel mogelijk op te lossen. Wanneer u het niet eens bent met de gang van zaken, verzoeken wij u contact op te nemen met ons via dit formulier. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact met u opnemen en zo samen naar een oplossing zoeken.

Wanneer uw probleem of klacht niet naar uw tevredenheid wordt opgelost, kunt u uw klacht kenbaar maken via onderstaande klachtenprocedure. 

Klacht melden

Als (kader)lid of ouder van een lid kunt u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar maken bij het bestuur. Dit kan per e-mail via dit formulier. In dit bericht vermeldt u uw naam en telefoonnummer, een concrete beschrijving van de klacht en het tijdstip of moment waarop de klacht betrekking heeft.

Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw klacht neemt een bestuurslid binnen één week contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit gesprek een afspraak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarop uw klacht wordt afgehandeld, hangt af van de aard van de klacht. Ons streven is uw klacht binnen zes weken te behandelen.

Na het gesprek met u en het bestuurslid zal uw klacht worden voorgelegd aan het bestuur en/of de voorzitter van de betreffende commissie dan wel het desbetreffende afdelingshoofd.

Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort ook altijd eventueel andere betrokkenen. Wanneer de klacht of het probleem een (kader)lid betreft, zal het bestuur contact opnemen met dit (kader)lid voor zijn/haar verhaal. Indien nodig zal de vertrouwenspersoon ingeschakeld worden. Het bestuur houdt betrokken (kader)leden op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

Afhandeling

Het bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. Het bestuurslid informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren. Zodra de klacht is afgehandeld maakt het bestuur een kort verslag, waarin opgenomen de aard van de klacht; de analyse van het probleem; de overeengekomen oplossing en eventuele stappen ter preventie van soortgelijke situaties. Dit verslag zal naar alle belanghebbenden verstuurd worden. Het verslag zal opgenomen worden in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.